Reuniones virtuales y Conferencias o Eventos en Vivo Mediante Microsoft Teams
Microsoft Teams es una herramienta que nos permite:
- Hacer chats uno a uno (con personas de la organización).
- Hacer grupos donde equipos chateen (de la misma organización).
- Editar archivos de Office (Word, Excel, PowerPoint) en linea y de forma colaborativa
- Hacer llamadas uno a uno (con personas de la misma organización) de audio o video
- Planificar reuniones virtuales (con video) del equipo de trabajo (de la organización) e invitar a personas externas (en caso de necesitar un asesor). Estas reuniones se pueden grabar y quedan en la nube (ver mas adelante información sobre las grabaciones de charlas).
- Hacer eventos públicos (con personas externas), charlas o conferencias virtuales, las cuales se pueden grabar y quedan en la nube (ver mas adelante información sobre las grabaciones de charlas).
- Sobre las grabaciones de audio, videoconferencias o eventos públicos: Esta grabación se va guardando automáticamente en la nube de Office 365 por lo cual no es necesario descargarla y subirla a algún sitio. Esta grabación estará disponible solo para los asistentes a la reunión que tengan usuario de la organización; para lograr que los externos vean este contenido, será necesario subirlo a una aplicación propia de streaming público como YouTube, en el caso del capítulo esto lo hará la Vicepresidencia de Comunicaciones.
- Para cualquier llamada, reunión o evento se puede usar el chat público para compartir información o documentos y también se puede tener un editor específico para ir tomando notas o acuerdos de dicha reunión.
- NOTA: para reuniones de equipo o eventos públicos lo recomendable es utilizar la funciones de Teams para organizar reuniones o eventos públicos. Esto creará una cita en el Outlook del organizador y se le enviará copia a las personas seleccionadas; si requiere regendar el evento lo mejor es utilizar Outlook para cambiarlo de fecha y solo se deben «Cancelar» los eventos que definitivamente no se van a realizar. Si cancela un evento, el link de la sala virtual para dicha sala seguirá siendo funcional y se podrá utilizar, pero al haber recibido la orden de cancelación Office no guardará grabaciones o información de la reunión a pesar de que se realice.
Para usar Teams se le recomienda ver un manual introductivo de Teams de solo 8 minutos y o el siguiente tutorial completo en video para que le saque mayor provecho a la herramienta:
NOTA: puede que los colores o algunas pantallas de los instructivos varíen con respecto a las de los tutoriales, pero los conceptos siguen siendo los mismos.