Instructivos de Herramientas para el Voluntariado

El PMI Pacífico entrega a sus voluntarios el acceso a la suite Microsoft Office 365 con muchísimas herramientas online entre ellas las archiconocidas Outlook (correo), Word, Excel, PowerPoint y otras.

 

Ingresar a Office o el Correo

 

  1. Ingrese a la url https://office.com
  2. En la opción Sign-In, Ingresar o Acceder
  3. Escriba su cuenta del dominio del capítulo que puede ser algo como correo@pmipacificocolombia.org y presione el botón Next o Siguiente.
  4. Escriba la clave asignada y presione el botón Next o Siguiente.
  5. Es posible que el sistema te pida configurar la seguridad avanzada o autenticación de dos factores y finalmente te solicite actualizar los datos de contacto para recuperar las contraseñas.

 

En la pantalla principal aparecerán las aplicaciones y documentos recientemente accedidos. No obstante, en la parte final del listado aparece un enlace de «Mostrar todas las aplicaciones» para ver otras. El capítulo ofrece a sus voluntarios todas estas aplicaciones:

  • Calendario: Planee y comparta horas de reuniones y eventos, y obtenga avisos automáticos.
  • Contactos: Organice la información de contacto de todos sus amigos, familia, compañeros de trabajo y conocidos.
  • Delve: Obtenga conclusiones personales e información relevante en función de las personas con las que trabaja y del contenido.
  • Dynamics 365: Rompa las barreras entre las aplicaciones y los procesos empresariales con Microsoft Dynamics 365.
  • Excel: Descubra datos, conéctese a ellos, modélelos, analícelos y visualice las conclusiones.
  • Forms: Crea encuestas, cuestionarios y sondeos fácilmente y mira los resultados en tiempo real.
  • Kaizala: Una aplicación de chat móvil sencilla y segura para trabajar
  • MyAnalytics: Cree mejores hábitos de trabajo con información sobre las reuniones, el correo electrónico y las horas de concentración.
  • OneDrive: Almacene sus archivos en un único sitio, acceda a ellos y compártalos.
  • OneNote: Captura y organiza las notas en todos tus dispositivos.
  • Outlook: Correo electrónico de categoría empresarial a través de una experiencia de Outlook familiar y completa.
  • Planner: Cree planes, organice y asigne tareas, comparta archivos y obtenga actualizaciones de progreso.
  • Power Apps: Crea aplicaciones móviles y web con los datos que tu organización ya usa.
  • Power Automate: Cree flujos de trabajo entre aplicaciones, archivos y datos para automatizar las tareas largas.
  • Power BI: Cree paneles de datos accionables, dinámicos y atractivos para compartir con otros.
  • PowerPoint: Diseñe presentaciones profesionales.
  • SharePoint: Comparta y administre el contenido, el conocimiento y las aplicaciones para fortalecer al trabajo en equipo.
  • Stream: Comparta vídeos de clases, reuniones, presentaciones y sesiones de aprendizaje.
  • Sway: Cree y comparta informes interactivos, presentaciones e historias personales.
  • Tareas: Crea y administra las tareas en Outlook.
  • Teams: El espacio de trabajo para equipos personalizable y basado en chat de Office 365.
  • To Do: Administre, priorice y complete las tareas más importantes que necesita realizar cada día.
  • Video: Comparta vídeos de clases, reuniones, presentaciones y sesiones de aprendizaje.
  • Whiteboard: Idee y colabore en un lienzo de forma libre diseñado para usar de forma táctil, con lápiz o con el teclado.
  • Word: Demuestre sus habilidades para la escritura.
  • Yammer: Conéctese con sus compañeros de trabajo y de clase, comparta información y organícese en torno a los proyectos.

 

Configurar Seguridad Avanzada

En 2020, por defecto, Microsoft ha iniciado a implementar paulatinamente la Autenticación de doble factor (Two factors authentication) que requiere que tengas en tu celular instalado la app «Microsoft Authenticador» y seguir los pasos que muestra este video.

 

Cambiar los Datos de Contacto para Recuperar Contraseñas de Office

Si ha olvidado la contraseña de Office 365 podrá recuperarla mediante un mensaje de texto a su celular (SMS) o un correo a su cuenta personal. Para que Office sepa a donde enviar la información es necesario que cuando aún tiene acceso a la cuenta configure esta información de la siguiente forma:

  1. Ingresa a esta dirección https://account.activedirectory.windowsazure.com/profile/default.aspx
  2. Escoges el link que dice «Configurar autoservicio de restablecimiento de contraseña».
  3. Es posible que te pida loguearte de nuevo.
  4. Sobre el teléfono o email que quieras modificar, utilizas el link que dice «Comprobar», para cambiarlo.
  5. Recibirás un correo o sms con un código a la cuenta o teléfono que especifiques.
  6. Listo.

Modificar la Firma del Correo

Para modificar la firma del correo, deberá seguir los instructivos que se encuentran en la siguiente página https://support.office.com/es-es/article/crear-y-agregar-una-firma-de-correo-electrónico-en-outlook-en-la-web-5ff9dcfd-d3f1-447b-b2e9-39f91b074ea3

Este es el template para la firma, la cual debe ser exportada a formato JPG: Plantilla Firma PMI. NOTA: debes haber hecho login en el correo electrónico de PMI Pacífico para poder descargar.

Reuniones virtuales y Conferencias o Eventos en Vivo Mediante Microsoft Teams

Microsoft Teams es una herramienta que nos permite:

  • Hacer chats uno a uno (con personas de la organización).
  • Hacer grupos donde equipos chateen (de la misma organización).
  • Editar archivos de Office (Word, Excel, PowerPoint) en linea y de forma colaborativa
  • Hacer llamadas uno a uno (con personas de la misma organización) de audio o video
  • Planificar reuniones virtuales (con video) del equipo de trabajo (de la organización) e invitar a personas externas (en caso de necesitar un asesor). Estas reuniones se pueden grabar y quedan en la nube (ver mas adelante información sobre las grabaciones de charlas).
  • Hacer eventos públicos (con personas externas), charlas o conferencias virtuales, las cuales se pueden grabar y quedan en la nube (ver mas adelante información sobre las grabaciones de charlas).
  • Sobre las grabaciones de audio, videoconferencias o eventos públicos: Esta grabación se va guardando automáticamente en la nube de Office 365 por lo cual no es necesario descargarla y subirla a algún sitio. Esta grabación estará disponible solo para los asistentes a la reunión que tengan usuario de la organización; para lograr que los externos vean este contenido, será necesario subirlo a una aplicación propia de streaming público como YouTube, en el caso del capítulo esto lo hará la Vicepresidencia de Comunicaciones.
  • Para cualquier llamada, reunión o evento se puede usar el chat público para compartir información o documentos y también se puede tener un editor específico para ir tomando notas o acuerdos de dicha reunión.
  • NOTA: para reuniones de equipo o eventos públicos lo recomendable es utilizar la funciones de Teams para organizar reuniones o eventos públicos. Esto creará una cita en el Outlook del organizador y se le enviará copia a las personas seleccionadas; si requiere regendar el evento lo mejor es utilizar Outlook para cambiarlo de fecha y solo se deben «Cancelar» los eventos que definitivamente no se van a realizar. Si cancela un evento, el link de la sala virtual para dicha sala seguirá siendo funcional y se podrá utilizar, pero al haber recibido la orden de cancelación Office no guardará grabaciones o información de la reunión a pesar de que se realice.

Para usar Teams se le recomienda ver un manual introductivo de Teams de solo 8 minutos y o el siguiente tutorial completo en video para que le saque mayor provecho a la herramienta:

NOTA: puede que los colores o algunas pantallas de los instructivos varíen con respecto a las de los tutoriales, pero los conceptos siguen siendo los mismos.

Herramienta para Eliminar Ruidos de fondo en teleconferencias

Software que elimina los ruidos de fondo durante nuestras conferencias. Elimina sonidos relacionados con música, niños llorando, perros ladrando, sirenas, etc. Funciona en computadoras y equipos móviles como celulares o tablets. El primer mes es gratis.

https://ref.krisp.ai/u/u849d0987c?utm_source=refprogram&utm_campaign=212269&locale=en-US

Herramienta para Dibujar Diagramas o Procesos

La herramienta de diseño de diagramas o procesos es https://draw.io, aunque se puede usar de forma gratuita y sin loguearse, lo mas recomendable es hacer ingreso con nuestra cuenta de One Drive (Office) que provee el capítulo. Esto permitirá que la información se grabe en un archivo en la nube (One Drive) y puedas regresar a modificarlo cuando desees, también puedes compartirlo a otras personas (mediante One Drive) para que realicen cambios.

NOTA: En caso de no loguearse, la información no quedará grabada y deberás descargarla a tu equipo (un archivo XML) y deberás subirlo a la web de Draw cada vez que necesites modificarlo.