Los empleadores están escuchando y adaptándose, y se están volviendo totalmente virtuales, reabriendo las oficinas o una combinación de ambas cosas. McKinsey estima que el 20% de la fuerza laboral del mundo podría trabajar eficazmente desde casa varios días a la semana y sugiere que podría haber cuatro veces más trabajadores en esta modalidad que antes de la pandemia. Ante eso, los líderes de proyecto deben aplicar las lecciones aprendidas del gran experimento del teletrabajo a espacios y sistemas que puedan adaptarse a las necesidades de los empleados y los empleadores. Hacerlo requiere medidas aún más audaces, como cerrar algunas oficinas centrales de alto perfil, rediseñar oficinas para menos personas, mejorar el bienestar y la colaboración, y básicamente, replantear incluso lo que significa estar “en el trabajo”. Esta es la forma en que algunas empresas lo están logrando:

Fuera de la oficina

El minorista estadounidense REI pretendía mudarse a su nueva sede en Seattle a mediados de 2020. En lugar de eso, pasó rápidamente a un modelo de teletrabajo y vendió el campus de 400.000 pies cuadrados (37.161 metros cuadrados) en septiembre de 2020, a solo cuatro años de anunciar el proyecto de la sede nueva. La empresa utilizará varias oficinas satélite en el área, mientras avanza hacia el trabajo remoto. “Creemos que el futuro del trabajo es mucho más fluido”, afirma Chris Putur, Vicepresidente Ejecutivo de Tecnología y Operaciones de REI. “Estamos forjando el futuro en torno al trabajo requerido y creando formas flexibles, ágiles e inclusivas de ofrecer innovación a nuestros clientes, y ya no creemos que necesitemos un modelo de oficina tradicional para eso”.

• Facebook contrató a Annie Dean como su primera “Directora de Trabajo Remoto” para supervisar su transición al trabajo distribuido a largo plazo. Algunas de sus prioridades para el proyecto son rediseñar los procedimientos de incorporación, elaborar un glosario de teletrabajo para que todos entiendan lo mismo y crear vías para que quienes estén probando la modalidad hagan la transición al teletrabajo permanente.
• En mayo de 2020, el CEO de Shopify, Tobi Lütke, declaró que “la centralidad de la oficina ha terminado” y proclamó que la empresa canadiense de comercio electrónico se volvería “digital por defecto”. Pero cuando los empleados trabajan desde casa, la huella de carbono de la empresa también lo hace.Es por eso que la empresa lanzó un proyecto para incorporar el uso de la energía doméstica de sus trabajadores en el cálculo de sus emisiones corporativas.

Flex Time

• Microsoft desarrolló su 'Dial de lugar de trabajo híbrido' para responder con rapidez a los cambios de salud pública en sus distintas oficinas. Utilizando datos de salud locales y orientación del gobierno para determinar si es seguro trabajar en la oficina, la empresa designa una etapa para cada oficina individual en un momento determinado. En las etapas 1 y 2 los empleados deben trabajar desde casa, mientras que en las etapas 3 a 5 se lesrecomienda trabajar de forma remota. La etapa 6 indica que pueden trabajar en la oficina.
• La aseguradora del Reino Unido, Aviva, descubrió que las opiniones sobre el equilibrio óptimo entre trabajo remoto y trabajo en la oficina varían bastante entre los empleados, y suelen correlacionarse con la edad y el género. En lugar de instituir un plan de retorno al trabajo único para todos, el equipo creó cinco “perfiles” de trabajadores que ayudan a los gerentes a determinar qué proporción de tiempo en la oficina es más idónea para los miembros de su equipo.
• Dropbox descubrió que un poco de estructura puede favorecer la flexibilidad. Desde que la empresa de intercambio de archivos en línea pasó a ser principalmente virtual, ha instituido “horas de colaboración central”, que son ventanas de tiempo durante el día reservadas para las reuniones. De esa manera, todos saben cuándo puede haber reuniones y pueden organizar su horario personal en consecuencia.

Nuevas fronteras de espacio

• Ahora que la mayoría de los googlers, como los llama el CEO Sundar Pichai, trabajan en la oficina solo tres días a la semana, Google está reinventando sus espacios de trabajo para la era híbrida. La compañía, conocida por ofrecer mesas de ping-pong y refrigerios ilimitados a sus empleados, ahora busca crear espacios modulares que se pueden reconfigurar para el trabajo grupal o individual, y salas de conferencia con mesas redondas y grandes monitores donde todos los participantes se sienten iguales, ya sea que estén físicamente allí o no.
• Mientras Vivo concibe su nueva sede en Shenzhen, China, el fabricante de teléfonos inteligentes trabaja con el estudio de arquitectura NBBJ para crear un lugar de trabajo de próxima generación que integre la naturaleza, la salud y el acceso igualitario a la infraestructura. La torre de 32 pisos contará con una espiral de jardines exteriores y entornos de trabajo alternativos. En otra manifestación de biofilia, cada piso tendrá vegetación y centros verdes conectados con el espacio de cocina de cada nivel para que los empleados disfruten de sus descansos y comidas junto a la naturaleza.
• Para saber cómo la gente usa sus instalaciones, la empresa de trabajo colaborativo Spaces instaló pequeños sensores debajo de mesas y sillas en su oficina del emblemático edificio Red Elephant en La Haya. Con estos dispositivos que detectan la temperatura corporal, la empresa pudo entender cómo se usan, o no se usan, las áreas a fin de rediseñarlas según datos del mundo real. Por ejemplo: cambiar los asientos de madera dura por sillas cómodas de oficina aumentó en un 30% el uso de una gran mesa compartida.
• Cuando Hootsuite rediseñó su oficina de Vancouver para flexibilizar el trabajo, se aseguró de que los desechos del proyecto de reducción —escritorios, sillas, computadoras, decoración, etc.— se trataran de forma sostenible. La empresa de redes sociales trabajó con especialistas de Green Standards para desviar 19 toneladas de mobiliario descartado de los vertederos (equivalentes a una reducción de 65 toneladas métricas de emisiones de dióxido de carbono) y donarlas a organizaciones locales sin fines de lucro.